top of page

Alle os frivillige

Offentlig·13 medlemmer

Månedsbrev - November 2023



Kære frivillig,


Nu er vi kommet i gang med bestyrelsens månedsbrev til alle os frivillige. Sidste måned lagde vores formand Chris Frey Etefors ud. Stafetten er nu givet videre til mig Steen Rågård.


Hvem er jeg?

Ud over at være medlem i bestyrelsen er jeg også en del af PR- og kommunikationsudvalget. Desuden har jeg haft fornøjelsen at lave den nye hjemmeside for Kulturloft. Og det er sidstnævnte, jeg vil sætte fokus på i dette månedsbrev.

Jeg er stadig forholdsvis ny på Kulturloft og i Ebeltoft i øvrigt. Flyttede til byen august 2021 og kom ind i bestyrelsen ved foreningens sidste generalforsamling. Og som det sikkert er bekendt, tager det tid at få overblik over et nyt sted. Ikke mindst hvad, hvor og hvordan på Kulturloft. Mit arbejde med hjemmesiden har været en god øvelse i den sammenhæng. Ambitionsniveauet med hjemmesiden afspejler måske også lidt min søgen efter et samlet overblik. Resultatet er blevet en hjemmeside med både en udadrettet og en indadrettet side, som tilsammen samler Kulturloft hele vejen rundt. Dermed kan hjemmesiden måske også gøre det lettere for andre nye frivillige at overskue, hvad de roder sig ind i.


Hjemmesiden

Jeg vil ikke her præsentere, hvad hjemmesiden samlet indeholder. Det har jeg kort gjort i en nyhed på selve hjemmesiden under NYHEDER & BLOG (https://www.kulturloft.dk/blog). Jeg vil i stedet bruge månedsbrevet her til at sætte lidt fokus på hjemmesidens ”Maskinrum”. Det håber jeg, du har mod på at læse lidt om, selvom det måske ikke lyder voldsomt spændende.


MASKINRUMMET (MR)

Lad os starte i ”Maskinrummets entré”

MR er hjemmesidens samlingssted for alle os frivillige og aktive på Kulturloft. Selve ”entreen”/indgangssiden til MR (den røde side) er dog for alle besøgende på hjemmesiden. Her kan man (ikke mindst potentielt frivillige) få et overblik over foreningens organisering omkring de mange praktiske opgaver, bestyrelsen og diverse udvalg. Overblikket er, for hvert område, organiseret bag fanerne: ROLLER, HÅNDBOG og VÆRKTØJ. De forskellige tekster bag fanerne er her og nu mest af alt foreløbige. Sammen kan vi nok hen ad vejen få dem bedre på plads. Ikke mindst HÅNDBOGEN kræver en fælles indsats. Den forkromede tanke er, at man i håndbogen skal have beskrevet de forskellige faste og væsentlige arbejdsopgaver, p.t. valgte løsninger/workflow, bemanding, udstyr, samarbejdsrelationer, kontaktdata og meget mere. Og hver gang vi finder nye og bedre løsninger, får erfaring og bliver klogere, bliver det forhåbentlig en del af HÅNDBOGEN. Alt det vil jeg/vi i bestyrelsen på et senere tidspunkt vende tilbage til, og så må vi se, om vi kan få realiseret ambitionen – ikke mindst vha. de kommunikationsredskaber, vi har i Maskinrummet. Dem kommer jeg til.

Du bør i øvrigt bemærke, at der nederst på siden under fanen ROLLER, ved bestyrelsen og de forskellige udvalg, er et link til NAVNE. Når du klikker der, vil du få en oversigt og kontaktdata på de personer, som sidder i henholdsvis bestyrelsen og de forskellige udvalg.


Hvis du stadig hænger på, vil jeg nu kort fortælle lidt om, hvad den login-beskyttede del af Maskinrummet rummer. Men først noget om, hvordan du får adgang.


Sådan får du adgang – lav et login

For at komme ind i den ”private” del af Maskinrummet skal du oprette et login (hvis du ikke allerede har gjort det). Det gør du ganske enkelt ved at gå ind på ovennævnte røde side, som du finder bag menupunktet ”MR” i hjemmesidens topmenu. På siden er der øverst en sort knap med teksten ”Privat”. Klik der, og du kommer til log-ind-funktionen, hvor der lige under overskriften LOG IND står: ”Er du ny? Tilmeld dig”. Klik der. Skriv din e-mail og den adgangskode, du ønsker. Klik derefter på knappen ”Log ind”. Du vil givetvis så blive mødt af en funktion, som skal sikre, at du ikke er en robot. Noget med at vælge genstande på utydelige billeder. Når du har klaret den test, er du næsten blevet medlem af den login-beskyttede del af Maskinrummet. Det sidste skridt er webmasteres (det vil sige min) godkendelse. Vi skal jo helst kun have de frivillige på Kulturloft ind i de ”hellige haller”. Når jeg har godkendt (der kan godt gå én dag – måske to), så står døren åben for dig.

Når du er logget på, vil din computer, mobil eller tablet ofte huske dit login til næste gang, så du ikke skal indtaste det hver gang, du skal ind i den private del af Maskinrummet. Det betyder så samtidig, at du skal huske at logge ud, hvis det ikke er din egen computer, du anvender.

Sådan logger du ud igen

På den side i Maskinrummet du kommer til, når du har logget ind, er der øverst til højre i den røde bjælke en sort knap ”Log ud”. Når du klikker på den, kommer du til systemets log-ud-funktion, hvor der er en nedadrettet pil ud for dit navn, du skal trykke på.


VI SKAL HELST HAVE ALLE MED

Jeg håber, at vi kan få alle aktive frivillige på Kulturloft til at oprette sig som medlem i Maskinrummet via ovennævnte login-funktion. Vi må hjælpe hinanden i bestræbelserne, for det vil give os en række muligheder i vores løbende kommunikation, samarbejde m.v., som det bliver spændende at afprøve. Om det kan erstatte ”Hjulet”, som anvendes i dag, er ikke sikkert, selvom ambitionen på sigt er at lande med en hurtig app til mobilen, hvor Maskinrummet også kan tilgås. Vi får se.


Og nu lidt om funktionerne i vores private MR

Øverst på den første side bag login optræder en rød bjælke med knapperne: PERSONER, GRUPPER, FORUM og DIV. FILER. Det er indgangen til de forskellige digitale funktioner/redskaber, jeg forestiller mig, vi på forskellig vis kan få glæde af.


PERSONER

Når du har fået godkendt dit login, vil du automatisk blive oprettet i funktionen PERSONER. Der er tale om en database, hvor vi hver især kan optræde med navn, billede(r), kontaktdata, en kort præsentation m.v. Det er op til dig selv, men det kunne være rigtig godt, hvis vi her kunne finde hinanden for præsentation og kontakt.

Det er også her, jeg som webmaster kan tildele forskellige ”badges (etiketter)”, i relation til den/de roller man har.

Foreløbig er det kun ganske få tilmeldte, som har gjort noget ved deres profil under PERSONER. Det vil jeg meget opfordre til, at man gør. I det mindst skriver sit fornavn, efternavn og mailadresse (det gør du på din profilside under ”Min konto”) og helst også indsætter et billede (det lille runde). Jeg har under PERSONER en profil både som webmaster og som almindelig frivillige. I kan kigge ind der og se, hvad jeg har valgt at gøre på min profil. Det er egentlig ganske enkelt. Her kan I også se, hvordan ovennævnte ”badges” optræder.

Bemærk: I den røde bjælke øverst er der ude til højre en knap ”Om Personer”. Her kan du ganske kort læse lidt om mulighederne. En sådan knap er der ligeledes ved GRUPPER, FORUM og DIV. FILER. På sigt vil de sider nok/måske blive lidt udbygget med mere konkrete og måske visuelle anvisninger.


GRUPPER

Jeg har som webmaster oprettet en gruppe for ”Alle os frivillige” samt en for ”Bestyrelsen” og en for hver af de forskellige udvalg. Bortset fra gruppen ”Alle os frivillige” (som vi jo alle er), er der tale om lukkede grupper. Man kan godt anmode om at blive medlem, men hvis man ikke allerede er medlem i gruppen på anden vis, skal man ikke regne med at blive godkendt af webmaster.

I gruppen kan alle medlemmer skrive indlæg og kommentere de andres indlæg. Til et indlæg eller en kommentar kan der knyttes billeder, dokumenter m.v.

I gruppen ”Alle os frivillige” er det tanken, at det månedlige nyhedsbrev fra bestyrelsen på sigt også skal placeres. Men for at det giver mening, skal alle de frivillige jo helst være medlemmer i gruppen. Om vi når dertil, må tiden vise. Nu forsøger vi – og en afprøvning må vise, om de forskellige grupperum giver værdi at anvende på den ene eller anden måde.


FORUM

På hjemmesiden har jeg også oprettet et FORUM. Her kan man etablere en samtale/debat, en idéudveksling, input til et emne, spørgsmål og meget mere. Der kan oprettes alle de emner, der er brug for under hver kategori. Jeg har som webmaster foreløbig lavet fire kategorier: ”Hjemmesiden for Kulturloft”, ”Kommende nyheder hjemmesiden”, ”Generelle kommentarer og ideer” og ”Socialt forum for os alle”. I hver af disse kategorier kan vi alle starte en ”samtale”. Og hvis der bliver behov/er ideer til flere kategorier, kan jeg oprette dem, hvis det giver mening. Rigtig mening giver det hele jo først, når vi er tilstrækkeligt mange aktive frivillige i Maskinrummet. Så prøv også at få de andre med.

Bag knappen ”Om Forum” på den røde bjælke over de nævnte kategorier, kan du læse lidt om, hvad jeg har tænk de oprettede kategorier kan bruges til. Ikke mindst må du godt have i tankerne, at vi i PR- og kommunikationsudvalget også har en nyhedsredaktion, som er sulten efter relevant nyhedsstof, vi kan bringe på hjemmesiden. Så læg gerne ideer/forslag ind i den kategori, når/hvis du har nogen.

På sigt er det også her i FORUM, jeg forestiller mig at oprette en kategori vedr. HÅNDBOGEN, hvor vi i fællesskab kan samle og løbende justere indholdet.

Og i Kategorien ”Hjemmesiden for Kulturloft” er du naturligvis velkommen til at kommentere, spørge m.v. – fx i relation til Maskinrummets forskellige funktioner.


DIV. FILER

Denne funktion er sådan set blot et digitalt arkiv til div. dokumenter, billeder og lignende filer. Og helst kun filer med en rimelig begrænset filstørrelse. Dvs. ikke store tunge billeder og videoer.

Til alle os frivillige, bestyrelsen samt hvert udvalg har jeg som webmaster indledningsvis oprettet en mappe. Bortset fra mappen til ”Alle os frivillige” er de øvrige låst, så det kun er medlemmer i henholdsvis bestyrelsen og de enkelte udvalg, der har adgang til mappen. I alle mapper er der mulighed for at oprette alle de undermapper, der er behov for, lægge dokumenter m.v. ind samt downloade indhold.

Hvis det er for besværligt for os, vil det ikke blive brugt, men smart vil det nok være den dag, vi har adgang til alle filer, kommunikationstråde m.v. som knytter sig til ens gruppe/aktivitet – lige meget hvor man holder møde eller i andre sammenhænge har behov for at hente det frem. Der skal bare være net-forbindelse. Det gælder også indhold placeret i funktionerne: PERSONER, GRUPPER og FORUM. Der går nok en del tid, før vi helt har indfriet den ambition, men vi må jo starte et sted og gradvist opøve nye hensigtsmæssige rutiner og arbejdsgange. Så kan vi slippe for at rode rundt i for mange mails og udprint – fx når vi sidder i et møde.


Afsluttende bemærkninger

Det blev til mange ord denne gang, og der kunne nemt knyttes mange flere til, men det må vi tage hen ad vejen – stille og roligt. Jeg er indstillet på, at der kan gå en del tid med det hele. Der vil sikkert også vise sig fejl, mangler m.v., som skal udbedres, men jeg håber, vi alle inden alt for længe i det mindst kan finde hinanden i funktionen PERSONER. Så er der hul igennem til alt det andet.


Blogforfattere

I vores blok på hjemmesiden er det tanken, at der løbende skal/kan bringes forskellige indlæg fra forskellige ”forfattere” i netværket omkring Kulturloft. Hvis du har noget relevant på hjertet i den sammenhæng, og godt vil være en af vores blogforfattere – eller du kender nogen, vi burde opfordre – hører vi meget gerne fra dig. Som blogforfatter er ens indlæg alene udtryk for skribentens egen holdning, men dog helst inden for skiven af, hvad Kulturloft vil og kan være ”organ” for at bringe.


Vores side på Facebook

De forskellige arrangementer på Kulturloft-kalenderen bliver løbende præsenteret på Facebook. Det står Anne Märcher på Maltfabrikken for. Det er også hende, som sætter programsiden op. Men på Facebook savner vi det lidt mere løse kommunikation omkring arrangementerne og alt det andet, der sker på Kulturloft. Hvis du syntes, det er sjovt at bidrage med det, så er du mere end velkommen. Og del i øvrigt så meget som muligt.


Lidt trafikinfo

Det kan nævnes, at der gennemsnitligt har været små 50 daglige besøg på den nye hjemmeside, ca. lige mange fra PC som mobil. Langt hovedparten af besøgene er som forventet blot til forsiden, men også et passende antal på siden ”Om Kulturloft”, ”MR”, ”Foreningen”, ”Kontakt”, ”Blog”, ”Navne” samt ”I øvrigt”. Det kan også nævnes, at der foreløbig er kommet 18 tilmeldinger på funktionen ”Nyhedsmail”. Ikke meget, men nu er vi i gang.


Snart er vi i julemåneden. Gran og julelys præger allerede gaderne i det gamle Ebeltoft, hvor jeg bor. Jeg vil nu give stafetten videre til en anden i bestyrelsen, som næste gang kan lægge op til en god jul og et godt nytår med månedsbrevet for december 2023. Årets sidste.


Tak for din tålmodighed. Vi ses i Maskinrummet – og forhåbentlig også fysisk på Kulturloft hen ad vejen.


De bedste hilsner


Steen Rågård

Bestyrelsesmedlem

Kulturloft på Maltfabrikken

Maltvej 12, 8400 Ebeltoft


www.kulturloft.dk

steen-raagaard@kulturloft.dk


Om gruppen

Denne gruppe samler alle de aktive frivillige på Kulturloft....
bottom of page